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会计信息系统是管理信息系统的一个子系统，是专门用于企事业单位处理会计业务，收集、存储传输和加工各种会计数据，输出会计信息，并将其反馈给有关部门，为企业的经营活动和决策活动提供帮助，为投资人、债权人政府部门提供财务信息的系统。他运用本身所持有的一套方法，从价值方面对企业、事业、各个团体的生产经营活动和经营成果，进行全面、连续、系统的定量描述。会计的各项活动都与信息有关：取得原始凭证是收集原始数据；填制记账凭证和记账是把会计数据转化成会计信息并进行信息的传递和存储；提供账簿和报表是会计信息的输出和使用。可见，会计活动的每一个步骤都有信息的处理任务，每一步都服从一个统一的目标：向企业内外部的决策者提供需要的会计信息及对会计信息利用有重要影响的其他非会计信息。他确定了会计信息用户可以得到的信息内容和质量。当然，具体到不同的决策者，由于需要不同，所希望获取的会计信息也会各不相同。在此目标下，会计信息系统的基本功能，应是利用各种会计规则和方法，加工来自企业各项业务活动中的数据，产生和反映会计信息（其中多数是价值信息），以辅助人们利用会计信息进行决策。其中，会计规则和方法是会计人员根据信息用户的需要综合制定的，他们并不是一成不变的，而是随着外界情况的变化不断调整的。当企业经济情况发生变化时，会计人员应从信息技术和会计工作相结合的角度出发，重新确定解决方法和处理规则，并尽可能地将其转化为计算机可以处理的内容。
会计信息系统是人们认识过程的一个飞跃。它表明，人们已经认清了会计的本质，并从信息论的角度分析和研究会计，从信息处理的角度分析并改进其处理方法，丰富其功能，从而使其在经济管理中发挥前所未有的巨大作用。 |
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一、 会计信息系统的发展
管理水平的提高和科学技术的进步对会计理论、会计方法和会计数据处理技术提出了更高的要求，使会计信息系统由简单到复杂，由落后到先进，由手工到机械,由机械到计算机。会计信息系统的发展历程是不断发展、不断完善的过程。从数据处理技术上看，会计信息系统的发展可分为三个阶段。
（一）手工会计信息系统阶段
手工会计信息系统阶段是指财会人员以纸、笔、算盘等为工具，实现对会计数据的记录、计算、分类、汇总，并编制会计报表，这一阶段历史漫长，直至今天，仍有很多企业停留在手工阶段。
（二）机械会计信息系统阶段
19世纪末20世纪初，随着科学管理理论和实务的发展和应用，会计更加受到重视，出现了相应的改进，对会计信息的处理提出了更高的要求，因而不得不用机械化核算代替手工操作。财会人员借助穿孔机、卡片分类机、机械式计算机、机械制表机等机械设备实现会计信息的记录、计算、分类、汇总和编表工作。但是，在计算机出现后很快消失，国内只有少数大型企业在会计中运用过机械装置。我国几乎没有经历这一阶段。
（三）计算机会计信息系统阶段
第二次世界大战后，资本主义社会竞争日益激烈，单靠垄断已难以维持资本家的高额利润，不得不转向加强管理，通过加强管理来增加产量、提高质量、降低成本，提高竞争能力。特别是日、德等战败国家，政治和经济都处于劣势，其他无可依靠，只有凭借加强内部管理。所以会计成了加强内部管理的重要手段，会计出现了重大变革。采用计算机进行会计处理后，会计数据的主要处理过程全部由计算机系统自动完成，如数据检验、分类、记账、算账、编制会计报表等并能准确、高效地完成任务。
一、 会计信息系统总体结构
会计信息系统的总体结构是指一个完整的会计软件由哪几个子系统组成，每个子系统完成哪些功能，以及各子系统之间的相互关系等。
早期的会计信息系统所包含的子系统非常少，随着信息技术革命和会计学科的发展，有越来越多的信息技术应用于会计信息系统（如网络技术），与此同时，随着会计改革的不断深入，有越来越多的先进会计管理理论和管理方法也不断加入会计信息系统，使得会计信息系统功能不断丰富和完善。到目前为止，会计信息系统已经从核算型发展成为管理型，它涵盖供、产、销、人、才、物以及决策分析等企业经济活动的各个领域，功能不断完善，子系统不断扩展，基本满足了各行各业会计核算和管理的需要。因此，会计信息系统也被称为财务及企业管理信息系统。
由于企业性质、行业特点以及会计核算和管理的需求的不同，会计信息系统所包含的内容不尽相同，其子系统的划分也不尽相同。下面从整体角度出发，描绘较完整的会计信息系统应该具备的功能。会计信息系统由三个大系统组成，即财务系统、购销存系统、管理分析系统，每个系统又进一步分解为若干子系统。
（一）财务系统
财务系统主要包括总账子系统、工资子系统、固定资产子系统、应收子系统、应付子系统、成本子系统、报表子系统、资金管理子系统等。
1． 总账子系统。总账子系统是以凭证为原始数据，通过凭证输入和处理，完成记账和结账、银行对账、账簿查询及打印输出，以及系统服务和数据管理等工作。
近年来，随着用户对会计信息系统的需求不断提高和软件开发公司对总账系统的不断完善，目前许多商品化总账子系统还增加了个人往来款核算和管理、部门核算和管理、项目核算和管理及现金银行管理等功能。
2． 工资子系统。工资子系统是以职工个人的原始工资数据为基础，完成职工工资的计算，工资费用的汇总和分配，计算个人所得税，查询、统计和打印各种工资表，自动编制工资费用分配转账凭证传递给财务处理等功能。工资子系统实现对企业人力资源的部分管理。
3． 固定资产子系统。固定资产子系统主要是对设备进行管理，即存储和管理固定资产卡片，灵活地进行增加、删除、修改、查询、打印、统计和汇总；进行固定资产的变动核算，输入固定资产增减变动或项目内容的变化原始凭证后，自动登记固定资产明细账，更新固定资产卡片；完成计提折旧和分配，产生“折旧计提及分配明细表”、“固定资产综合指标统计表”等，费用分配转账凭证可自动转入财务处理等子系统；可灵活地查询、统计和打印各种账表。
4． 应收子系统。应收子系统完成对各种应收账款的登记、核销工作；动态反映各客户信息及应收账款信息；进行账龄分析和坏账估计；提供详细的客户和产品的统计分析，帮助财会人员有效地管理应收款。
5． 应付子系统。应付子系统完成对各种应付账款的登记、核算以及应付账款的分析预测工作；及时分析各种流动负债的
数额几偿还流动负债所需的资金；提供详细的客户和产品的统计分析，帮助财会人员有效地管理应付款。
6． 成本子系统。成本子系统是根据成本核算的要求，通过用户对成本核算对象的定义，对成本核算方法的选择，以及对各种费用分配方法的选择，自动对从其他系统传递的数据或用户手工录入的数据汇总计算，输出用户需要的成本核算结果和其他统计资料。
7． 报表子系统。报表处理子系统主要是根据会计核算数据完成各种会计报表的编制和汇总工作；生成各种内部报表、外部报表及汇总报表；根据报表数据生成各种分析表和分析图等。
8． 资金管理子系统。随着市场经济的不断发展，资金管理越来越受到企业采购管理者的重视，为了满足资金管理的需要，目前有些商品化软件提供了资金管理子系统。资金管理子系统实现工业企业或商业企业、事业单位等对资金管理的需求；以银行提供的单据、企业内部单据、凭证等为依据，记录资金业务以及其他涉及资金管理方面的业务；处理对内、对外的收款、付款、转账等业务；提供逐笔记息管理功能，实现每笔资金的管理；提供积数记息管理功能，实现往来存贷资金的管理；提供个单据的动态查询情况以及各类统计分析报表。
（二）购销存系统
对工业企业而言，购销存系统包括采购子系统、存货子系统、销售子系统。对商业企业而言，有符合商业特点的商业进销存系统。
1． 采购子系统。采购子系统是根据企业采购业务管理和采购成本核算的实际需要，制定采购计划，对采购订单、采购到货以及入库情况进行全面管理，为采购部门和财务部门提供准确及时的信息，辅助管理决策。有很多商品化会计软件将采购子系统和应付子系统合并为一个子系统——采购与应付子系统，以更好地实现采购与应付业务的无缝连接。
2． 存货子系统。存货子系统主要针对企业存货的收发存业务进行核算，掌握存货的耗用情况，及时准确地把各类存货成本归集到各成本项目和成本对象上，为企业的成本核算提供基础数据；动态反映存货资金的增减变动，提供存货资金周转和占用的分析，为降低库存，减少资金积压，加速资金周转提供决策依据。
3． 销售子系统。销售子系统是以销售业务为主线，兼顾辅助业务管理，实现销售业务管理与核算一体化。销售子系统一般和存货中的产成品核算相联系，实现销售收入、销售成本、销售费用、销售税金、销售利润的核算；生成产成品收发结存汇总表等表格；生成产品销售明细账等账簿；自动编制机制凭证供总账子系统使用。有很多商品化会计软件将销售子系统和应收子系统合并为一个子系统——销售与应收子系统，以更好地实现销售和应收的无缝连接。
4． 商业进销存系统。商业进销存系统是以商品销售业务为主线，将商品采购业务、存货核算业务、销售业务有机地结合在一起，实现进销存核算和管理一体化的子系统。
（三）管理分析系统
随着会计管理理论的不断发展和会计管理理论在企业会计实务中的不断应用,人们越来越意识到会计管理的重要性，对会计信息系统提出了更高的要求，它不仅能满足会计核算的需要,还应该满足会计管理的需要,及在经济活动的全过程进行事前预测、事中控制、事后分析，为企业管理和决策提供支持。目前管理分析系统一般包括：财务分析、流动资金管理、投资决策、筹资决策、利润分析和销售预测、财务计划、领导查询、决策支持等子系统。
目前,我国商品化管理分析系统并不完善，很多子系统的开发还未进行，有些正处于开发阶段。因此，下面简单介绍几个已经使用的基本子系统的功能。
1． 财务分析子系统。财务分析子系统的功能是从会计数据库中提取数据，运用各种专门的分析方法对财务数据做进一步的加工，生产各种分析和评价企业财务状况和经营成果的信息；编制预算和计划，并考核预算计划的执行情况。
2． 领导查询子系统。领导查询子系统是企业管理人员科学、实用、有效地进行企业管理和决策的一个重要帮手。它可以从各子系统中提取数据，并将数据进一步加工、整理、分析和研究，按照领导的要求提取有用信息（如资金快报、现金流量表、费用分析表、计划执行情况报表、信息统计表、部门收支分析表等），并以最直接的表格和图形显示。在网络计算机会计信息系统中，领导还可以在自己办公室的计算机中及时、全面了解企业的财务状况以及经营成果。
3． 决策支持子系统。决策支持子系统是利用现代计算机、通信技术和决策分析方法，通过建立数据库和决策模型，利用模型向企业的决策者提供及时、可靠的财务、业务等信息，帮助决策者对未来经营方向和目标进行量化分析和讨论，从而对企业经营活动做出科学的决策。 |
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二、 会计信息系统中各子系统之间的相互联系
在会计信息系统中，会计的整体功能通过各个子系统局部功能加以实现，各业务子系统一方面要对各自的原始凭证进行处理，输出满足特定管理要求的报表资料；同时要汇总原始数据，编制出记账凭证，传输到其他子系统中。
例如，工资系统子系统按人员类型汇总数据编制工资费用分配记账凭证、传递到账务处理等子系统。
借：生产成本
制造费用
管理费用
贷：应付工资
又如，固定资产子系统按照固定资产使用部门汇总出旧折旧额编制记账凭证，传递到账务处理等系统。
借：制造费用
管理费用
贷：：累计折旧
这样实现了各个子系统之间的数据传递和数据共享，并且各子系统之间相互作用、相互联系，形成一个完整的会计信息系统。
目前，一个完整的计算机会计信息系统内各个子系统间数据传递的方式大体有三种。
（一）集中传递式
集中传递式是指各子系统之间的数据传递关系，通过一个专门的自动转账系统来实现。相应地，在这种形式下还需要专门建立一个自动转账子系统，它一般具有转账模式的定义（如转账模式凭证的定义）、费用汇总定义、根据转账模式从子系统中提取数据并生成汇总转账数据（如转账凭证）、自动将转账数据发送到其他子系统，以及转账数据的查询、打印功能，如图10-1所述。 |
图 10-1子系统之间数据传递关系
集中式传递方式
（二）账务处理中心式
账务处理中心是指各业务子系统对原始凭证汇总、处理后，编制出记账凭证直接传到总账子系统，账务处理子系统对涉及到成本、费用的凭证进行汇总后，传递到成本子系统。采用这种方式，相应地要求有关科目按产品设明细科目，以便可以方便地汇集直接费用。如图10-2所示。 |
（三）直接传递式
直接传递式是指各业务子系统首先对原始凭证汇总、处理后，编制出记账凭证传递到账务处理子系统进行账务处理；同时，工资、固定资产、存货等业务子系统以及账务处理子系统要将各种直接的、间接的费用按一定的标准汇总后传递到成本子系统进行成本计算。如对于采购与存货子系统来说，一方面要对各种料单进行处理输出满足存货管理需要的报表资料；同时要编制出有关入库、出库业务的记账凭证传输到账务处理子系统，进行账务处理；此外，还要对出库单按领用部门和用途进行汇总，将材料费用汇总分配数据传输到成本子系统以便进行成本计算。对于工业企业来说，每个业务子系统还要将有关费用的汇总分配数据传送到成本子系统进行成本计算。如图10-3所示。 |
通过上述分析可知，会计信息系统内子系统间的相互关系主要表现为数据传递关系。在图1-5、图1-6、图1-7中我们发现，各子系统之间接受和传递数据的类型也有三类：第一类为单向接收型，即该类型的子系统只接收来自其他子系统的数据，而不是外部传递数据，如报表子系统、财务分析与领导查询子系统就属于此类。第二类为单向发送型，即该类型的子系统只向其他的子系统传递数据，而不是接收数据。如图1-7中的工资子系统、固定资产子系统以及采购与存货子系统等。第三类为双向联系型，即该类型的子系统既向其他子系统传递数据，又接收来自其他子系统的数据。如账务处理子系统、成本子系统等。
在计算机会计信息系统中，会计数据传递模式的变化，还表现在子公司与总公司之间、子公司与子公司之间、国内不同的地域之间、海内海外之间会计数据传递的新突破。随着网络技术的发展，企业内联网、企业间网络、国际互联网已经越来越受到重视，同过网络来传递不同地域的会计数据已经成为可能，并且使会计数据的传递方式、共享方式以及批漏方式发生了质的飞跃。 |
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